Apakah Email Milis dan List Server

Salah satu fitur yang paling berguna dari milis adalah bahwa Anda dapat mengirim pesan yang sama kepada banyak orang sekaligus pada waktu yang sama. Demikian pula, Anda juga dapat menerima banyak pesan sekaligus dalam mode disusun dan diatur. Ditulis mendistribusikan server milis diskusi untuk orang-orang yang berlangganan ke daftar; masing-masing unit diskusi muncul dalam pelanggan 'kotak email. Dengan banyak server milis, pelanggan dapat mengirim tanggapan ke seluruh daftar hanya dengan membalas email.
• Milis server memiliki tugas-tugas otomatis yang membedakan mereka dari email biasa
• Anda dapat mengatur milis Anda sendiri melalui web pada situs-situs seperti Yahoo! Groups (http://groups.yahoo.com/), atau Topica (http://lists.topica.com/)
• Sebuah aplikasi milis server itu sendiri dapat di-host di server organisasi Anda (server hanyalah sebuah komputer yang menjalankan software khusus yang memungkinkan untuk mengelola sumber daya pada jaringan komputer). EZMLM, mailman dan majordomo adalah contoh aplikasi milis server dapat anda instal pada server Anda (Anda akan membutuhkan seseorang dengan keterampilan teknis yang tepat untuk melakukan hal ini)
• Daftar dari pemilik milis dapat mengetahui siapa yang ada di daftar mereka (dan ada pilihan bagi para anggota untuk mencari tahu juga)
• Milis server yang dibentuk oleh kedua organisasi dan individu.

Ada puluhan ribu kelompok-kelompok kepentingan khusus yang mengelola komunitas diskusi online melalui server milis. Berikut ini adalah deskripsi dari daftar email Groundwire dan mengapa orang menggunakan mereka:

- Sebuah email milis adalah alat yang mudah untuk mencapai beberapa alamat email (orang-orang!) Dengan mengirimkan hanya mengirim satu pesan ke satu alamat email. Satu alamat email ini "mengandung" alamat email dari semua orang yang Anda ingin berkomunikasi pada milis tertentu.

Ketika salah satu anggota dari milis mengirim pesan ke alamat milis, setiap orang pada daftar milis tersebut secara otomatis akan menerima pesan email. Siapapun dengan alamat email yang bisa dihubungi lewat internet - termasuk alamat email melalui layanan online komersial dan lainnya (Penyedia Layanan Internet provider lokal, dll) dapat ditambahkan ke daftar email.

Daftar email dapat digunakan untuk keperluan sehari-hari seperti penjadwalan pertemuan, terusan "FYI" informasi, dan pesan pemberitahuan. Atau, mereka dapat juga digunakan untuk melakukan "percakapan" online. Secara umum, daftar email ini adalah kemudahan, untuk menjangkau setiap orang yang Anda butuhkan untuk dihubungi jauh lebih mudah daripada mengingat semua nama-nama email individu. Terutama apabila orang-orang sering mengubah alamatnya.

Lebih jauh lagi, daftar email memungkinkan setiap anggota kelompok untuk mudah berkomunikasi dengan setiap anggota kelompok lainnya; karena daftar tersebut dikelola secara terpusat dan tidak ada perlu setiap orang mengatur " alamat email " anggota kelompok '. Ketika Anda menggunakan daftar email, Anda akan menemukan bahwa hal itu akan membantu Anda membentuk sebuah "komunitas online" dari orang yang berpikiran. Jika digunakan dengan benar, Anda akan menemukan daftar email Anda menjadi efisien, efektif untuk pekerjaan Anda.

Bagaimana cara kerjanya?

Terdiri dari dua fungsi:
• Jenis milis pengumuman di mana pemilik milis adalah satu-satunya yang menulis, dan anggota menerima posting dari pemilik. Milis jenis ini juga dikenal sebagai hanya menerima email saja.?
• Jenis milis Diskusi email, di mana setiap orang dapat mengirim pesan yang akan sampai pada kota masuk email mereka.

Yang terdapat di milis diskusi yaitu:
• Milis yang memiliki moderator: Pesan disaring oleh seseorang, dan hanya pesan memenuhi standar milis akan dikirim. Bagaimana pesan dengan hati-hati disaring oleh moderator. Ada dua jenis milis yang dikelola:
1. Jenis dimana pesan akan dikirim melalui moderator, dan moderator yang akan memposting emailnya.
2. Jenis dimana moderator mengumpulkan pesan, dan menghasilkan konten berdasarkan apa yang orang kirim ke milis. Salah satu dari milis jenis ini mungkin memiliki arsip yang dapat dicari.
• Milis yang tidak mempunyai moderator: milis ini terbuka. Anggota yang dapat memposting pesan tanpa gangguan. Keuntungan dari milis tanpa moderator adalah bahwa pertukaran dapat sangat cepat - tidak ada penundaan pesan sebelum posting

Jika Anda memilih untuk masuk di milis tanpa moderator, pastikan untuk melakukan dan menegakkan kebijakan tentang apa yang dapat dan tidak dapat di kirim ke dalam milis tersebut.

Milis dapat digunakan untuk tujuan berbeda:
• Milis Informasi - orang hanya mencari dan menawarkan informasi spesifik
• Milis diskusi - pengguna bertukar pandangan mengenai isu-isu dan ide.
• Milis proyek - pengguna menggunakan email untuk berkolaborasi dalam proyek tertentu di mana semua anggota milis adalah bekerja.

Tips Dasar Berpartisipasi Dalam Milis
• Selalu menyimpan pesan berlangganan pertama kali, karena akan memiliki informasi penting tentang cara untuk berhenti berlangganan
• Ingat bahwa Anda berhubungan dengan sekelompok orang. Pikirkan cara terbaik dan cara paling ringkas untuk menyajikan pesan Anda. Petimbangkan waktu orang lain juga. Pastikan untuk membuat judul subjek pesan Anda jelas dan terfokus.
• Membaca judul subjek untuk memutuskan apakah Anda ingin membaca pesannya atau tidak
• Demikian pula, gunakan judul subjek (misalnya: PEKERJAAN, atau OFF-TOPIC) dalam subjek Anda ketika Anda mengirim pesan
• Ketika menanggapi sebuah thread, jangan menyertakan seluruh diskusi dari bawah. Ini akan membutuhkan waktu lama untuk pengguna lainnya melihat.
• Mengatur kotak surat, atau filter dalam kotak masuk Anda untuk mengatur pesan.
(Shoula Erfin/ICTF)