Teknologi Basis Data

Manajemen organisasi memerlukan pengambilan keputusan, baik dalam operasional sehari-hari, maupun dalam perencanaan strategis ke masa depan. Proses pengambilan keputusan harus dilandasi oleh data dan informasi yang tepat waktu dan tepat isi agar keputusan yang diambil tepat sasaran. Informasi diperoleh dari pengolahan data, dan pengolahan data dilaksanakan oleh sistem informasi dengan dukungan teknologi informasi.

Data adalah bahan baku informasi dan dikumpulkan dalam suatu basis-data (database) agar pengumpulan, penyimpanan, pemeliharaan, pengolahan, dan pengamanan-nya dapat dilaksanakan secara effektif dan effisien. Sebagai contoh suatu institusi akademik harus membangun database akademik, minimal memuat data mahasiswa, data dosen, data matakuliah, data ruangan, jadwal, sehingga dapat diperoleh informasi yang tepat tentang penyelenggaran akademik institusi tersebut.

Agar suatu database yang efektif dapat dibangun, diperlukan pengetahuan dasar tentang database.
Definisi dan Terminologi

Data adalah representasi objek yang menjadi perhatian, misalnya bila mahasiswa menjadi perhatian maka dikumpulkan data yang dapat mewakili objek mahasiswa, misalnya nama, tanggal lahir, jenis kelamin, agama, alamat, dan sebagainya. Apabila kumpulan representasi data ini direkam dan disimpan maka diperoleh file data. Informasi tentang mahasiswa dapat diperoleh dengan cara mengolah kumpulan data mahasiswa tersebut, misalnya dapat diperoleh informasi tentang komposisi umur mahasiswa, tentang komposisi agama, jenis kelamin dan sebagainya.

Adakalanya diperlukan lebih dari satu file yang saling berkaitan untuk merepresentasikan suatu objek, kumpulan file yang diatur dan saling berkaitan (memiliki relasi) disebut sebagai “database” (atau pangkalan data). Informasi dapat diperoleh dengan cepat dan tepat apabila basisdata telah tersusun rapi dan sempurna. Database harus merepresentasi-kan objek secara sempurna, agar bisa memberikan informasi yang tepat, misalnya database nasabah bank harus memuat data nasabah secara lengkap dan mutakhir, kalau tidak maka informasi tentang keadaan keuangan nasabah akan kacau. Database juga harus memiliki kemampuan untuk mengamankan data yang dikandungnya sehingga tidak dapat dibaca, digunakan, diubah, dan dirusak oleh orang yang tidak berhak.

Database (basisdata) dapat pula diumpamakan sebagai suatu lemari arsip, dimana dalam pengelolaan-nya memerlukan aturan-aturan tertentu agar suatu arsip mudah ditemukan, misalnya dibundel menurut kelompok dan jenis arsipnya, kemudian diberi nomer yang mengikuti suatu sistem penomoran arsip, lalu bundel-bundel arsip ini ditempatkan pada lemari mengikuti urutan tertentu. Pada sistem basisdata digital, setiap bundel adalah file data, dimana didalamnya direkam record-data yang sejenis. Antara satu file dengan file lainnya terdapat relasi, dan bila ada file yang tidak memiliki relasi dengan file lain maka sebenarnya file tersebut bukan anggota dari basisdata.

Data adalah representasi dari fakta dunia nyata yang mewakili suatu objek yang sedang ditinjau (manusia, barang, peristiwa, hewan, konsep, keadaan, dsb), dan direkam dalam bentuk huruf, kata, angka, simbol, gambar, bunyi, atau kombinasinya. Base adalah basis yang dapat diartikan sebagai gudang, markas, tempat berkumpul dari suatu objek atau representasi objek.

Definisi : Basisdata dapat didefinisikan dalam berbagai cara:

* Kumpulan file data yang saling berhubungan (berelasi) dan diorganisasi sedemikian rupa agar dapat diakses dengan mudah dan cepat.
* Kumpulan data yang saling berhubungan yang disimpan secara bersama sedemikian rupa dan tanpa pengulangan (redundansi) yang tidak perlu, untuk memenuhi berbagai kebutuhan (Fathansyah, 1999).
* Kumpulan file-file yang saling berelasi, relasi tersebut ditunjukkan dengan kunci dari tiap file yang ada untuk digunakan dalam satu lingkup perusahaan, instansi (Kristanto, 1994).
* Kumpulan file data yang terorganisasi, terintegrasi, dan bisa dipakai bersama (C.J Date, 1981)
* Kumpulan rekaman data berbagai tipe yang memiliki relasi satu sama lain (Martin, 1977)

Dalam semua definisi diatas ditonjolkan adanya relasi / hubungan, tanpa pengulangan, pengelompokan, peng-organisasian, effisiensi, dan effektivitas.

Terminologi yang digunakan dalam Database cukup bervariasi sehingga dianggap perlu untuk menggunakan istilah yang sekiranya dapat dipakai bersama dengan suatu pengertian yang sama.

Entity : Entitas, adalah objek yang bisa mewakili orang, tempat, kejadian, atau konsep yang informasi-nya perlu direkam. Pada bidang administrasi akademik, entitas adalah mahasiswa, matakuliah, dosen, ruangan, daftar pustaka, pembayaran, nilai ujian, dsb.

Attribute : Atribut, suatu nama atau sebutan untuk mewakili suatu entitas. Misalnya mahasiswa memiliki atribut seperti NoInduk, Nama, Alamat, Tgl-Lahir, Tempat Lahir, Agama, Status, Jenis Kelamin, dsb.

Data Value : Nilai data, yaitu nilai yang dimiliki atau diberikan kepada suatu atribut, misalnya atribut Nama diberi nilai “Ahmad”, Tgl-Lahir diberi nilai “27-Maret-1978”, dsb.

Data Field : Field data, adalah elemen data yang memiliki nilai. Pada hakekatnya Field data sama fungsinya dengan Atribut data. Nama, Alamat, Jenis Kelamin, dsb, apabila nilainya direkam ke dalam suatu file maka disebut Field-data.

Record / Tuple : Record atau Rekaman data, merupakan kumpulan elemen data, atau kumpulan beberapa nilai Atribut, atau kumpulan Field-data yang mewakili satu Entitas secara lengkap. Misalnya: Entitas pegawai memiliki record: NIP, Nama, Alamat, Pangkat, Jabatan, dsb.

File : File data, adalah kumpulan Record data yang sejenis yang direkam ke dalam satu media, memiliki Atribut-atribut yang sama, namun nilai data-nya berbeda.

Database : Basis-data, kumpulan File data yang dipadu dan saling berkaitan untuk membentuk suatu fondasi pengelolaan informasi pada satu organisasi.

Database Management System (DBMS) : Sistem Manajemen Basisdata, suatu sistem yang terdiri atas Basis-data dan Perangkat Lunak (Software / program) yang bertujuan untuk effektivitas dan effisiensi dalam pengelolaan basisdata.